FLOW YOTEI

日程調整のツールは昔からあります。ただ、多くは候補日を一つずつ入力する形式でした。 来週から再来週にかけての平日夕方、というだけで十数個の候補になり、 入力し終わる頃には調整する気力のほうが先に尽きています。

カレンダーを見ながら「この範囲」となぞれば済む話なのに、と思ったのが出発点です。 FLOW YOTEI では、カレンダー上をドラッグするだけで候補日をまとめて選べます。 月曜から金曜の夜だけ、という選び方も数秒で終わります。

イベントの作成も回答も、アカウントなしでできます。 日程を決めたいだけの人に会員登録をさせるのは、順序が逆だと思うからです。

ログインすると、別の端末から自分の作ったイベントを開けるようになったり、 名前が自動で入ったり、カレンダーの空きを反映できるようになります。 あくまで追加の便利さで、使う条件ではありません。

日程調整が長引くのは、参加者が非協力的だからではなく、 最初のメッセージに情報が足りていないことがほとんどです。 返信の往復が増える原因は、だいたい次のどれかに当てはまります。

候補日に時間帯が書かれていない。 「10/8はどうですか」だけだと、 昼なのか夜なのか、何時間の予定なのかが分からず、 相手は「何時からですか」と一往復を使わざるを得ません。 候補は日付・開始時刻・所要時間の三点セットで出すのが最短です。

候補が少なすぎる、または多すぎる。 候補が1〜2個だと外れたときに振り出しに戻ります。 逆に15個並べると、相手は自分の予定表と突き合わせる作業を強いられて後回しにされます。 4〜6個が、一回で決まりやすく負担も軽い範囲です。

回答期限がない。 「都合のいい日を教えてください」は、期限がないタスクなので後回しにされます。 「◯日の夜までに」と切るだけで回収率が変わります。

場所と目的が書かれていない。 移動時間が読めないと、相手は前後の予定と照らせません。 オンラインか対面か、どこか、何を話すのか。 この三つがあると、相手は即答できます。

日程調整ツールでいちばん脱落が起きるのは、 候補を選ぶ画面ではなくその手前のログイン画面です。 一度きりの飲み会の日程を答えるためにアカウントを作りたい人はいません。 社外の相手や、目上の人に送るときは特に効きます。

複数人が関わる調整では、次の点も往復を減らします。

候補日は営業日と休日を混ぜない。 平日夜と土日を同じ一覧に並べると、 相手は「どちらが本命なのか」を推し量る必要が出てきます。

時差のある相手にはタイムゾーンを明記する。 「10/8 15:00（JST）」と書くだけで、変換ミスによる再調整を防げます。

決まったあとは、確定連絡を必ず全員に一度送る。 調整ツール上で確定していても、通知を見ていない人は必ずいます。 ここを省くと、当日に一人だけ来ないという形で跳ね返ってきます。