タスクが増え続けるのは、終わらせ方を決めていないから

タスク管理のやり方を変えるたび、最初の二週間はうまくいきます。思いついたことを全部書き出して、綺麗に並べて、朝それを見て一日を始める。気持ちがいい。そして三週目あたりで、開くのが億劫になります。

長いあいだ、これを自分の根気の問題だと思っていました。でも何度やっても同じところで崩れるなら、原因は根気ではなく作りのほうです。あらためて見ると、崩れ方にはっきりした共通点がありました。 入れる方法は用意したのに、減らす方法を用意していなかったのです。

Structure

出口が「完了」しかないリストは、必ず溢れる

思いついたことを全部書き出すのは正しいやり方です。頭の中に置いておくと、忘れないために脳が使われ続けます。問題はその次で、書き出したものの出口が「完了」だけになっていることが多い。

入ってくる量と、完了できる量は釣り合いません。思いつきは五秒で書けて、実行には一時間かかる。この非対称がある以上、出口が一つしかないリストは構造的に溢れます。根気とは関係なく、算数の問題です。

溢れたリストは、開くと責められている気持ちになります。すると開かなくなり、開かないから信用できなくなり、頭の中に戻す。振り出しです。

Entrance

入口にも、ひとつだけルールがいる

出口の話をしましたが、入口を素通しにしておくと、増える速さのほうが勝ちます。とはいえ「思いついたことを全部書く」は崩したくない。頭の中に残すより外に出したほうがいいのは変わらないからです。

それなら、入れるときに一回だけ判定を挟みます。 「これは自分が手を動かすことか、それとも知っておくだけのことか」。

メールやチャットで飛んでくるものは、その大半が知らせです。決まったことの共有、日程の連絡、参考までの情報。これらをそのままタスクにすると、リストが他人の都合で埋まっていきます。自分の意思で入れたものが、届いたものに埋もれる。そうなったリストは、開いても自分が何をしたいのか思い出せない場所になります。

知らせは知らせとして読んで、必要ならメモに残し、タスクにはしない。逆に、返信が要るものは「返信する」ではなく、返信して何を決めたいのかまで書く。入口の判定はこれだけです。数秒で済むわりに、一週間経ったときのリストの見え方がかなり変わります。

Exits

出口は三つ必要になる

やるいま着手して終わらせるもの。ここに入れるのは、今日から数日のうちに手をつけるものだけ。
やらない思いついたけれど、よく考えるとやらなくていいもの。消すのではなく「やらない」と決めた記録として残すと、同じことを三ヶ月後にまた思いついたときに悩まずに済みます。
今はやらないやりたいが今ではないもの。ここが無いと、全部が「今」の顔をして同じ場所に並びます。

効くのは三つめです。「いつかやりたい」を置く場所を作るだけで、手前のリストの見え方が変わります。眺めているときの「これ、今じゃないんだけどな」という後ろめたさが消えるのが大きい。後ろめたさは、リストを開かなくなる一番の理由でした。

二つめの「やらない」も、実際に使ってみると想像より多く選びます。思いつきの時点では良く見えたのに、一週間おいて読むと必要がない。これは判断力の話ではなく、単に思いついた瞬間は評価ができないというだけのことです。

Review

全部を見るのは、週に一度だけでいい

三つの出口を用意しても、振り分ける機会がなければ意味がありません。かといって毎日全部を見直すと疲れます。毎日見ていると、一つひとつに「今日やるか」を判断させられるからです。判断の回数が多すぎる。

週に一度、決まった曜日に全部を眺める時間をとると、これが逆になります。一週間ぶんの距離ができているので、「これは今はやらない」と冷静に言える。同じ項目でも、思いついた翌日に見るのと、一週間後に見るのとでは、下せる判断が違います。

そして平日は、その週に「やる」と決めたものだけを見ます。全部が見えていないことが不安に感じられるかもしれませんが、見えていないものは消えたわけではなく、週末にまた出てきます。 週に一度必ず見直されると分かっているリストは、見なくても不安になりません。

Definition

終わりを定義していないものは、終わらない

それでも残り続ける項目があります。よく見ると、書き方に共通点があります。 どうなったら終わりなのかが書かれていないのです。

「資料を作る」は終わりません。どこまで作れば終わりなのか決まっていないので、着手するには重すぎ、完了の判定もできない。結果として毎週見送られ、毎週少しずつ嫌になります。

これを「三十分で骨子を三行書く」に書き換えると、様子が変わります。終わりが決まっているので着手できるし、終わったと言える。残りは、そのとき改めて書き足せばいい。

長く残っている項目を見つけたら、たいていは怠けているのではなく、 タスクの粒度が大きすぎて着手不能になっているだけです。責める前に、書き換える。動詞を具体的にして、終わりの条件を一つ足す。それだけで動き出すものが多くあります。

Summary

管理しているのは、量ではなく判断

タスク管理という言葉は、たくさんの用事をさばく技術のように聞こえます。実際にやっていることは、判断をどこにまとめるかの設計に近い。

思いついた瞬間には判断しない。週に一度、まとめて判断する。その場では三つの出口——やる、やらない、今はやらない——のどれかを選ぶ。選んだものには終わりの条件を書く。やることはこれだけです。

道具は何でも構いません。紙でも、メモアプリでも、専用のアプリでも、この三つの出口が作れれば同じです。ただ、道具の側が「完了」しか用意していないと、自分で工夫し続けることになります。その部分をあらかじめ持たせておきたくて、 FLOW TASK という道具を作りました。考え方そのものは、道具を使わなくても today / inbox / someday の三つの紙束があれば試せます。